Gestión secretarial y su influencia en la organización del archivo en el departamento de Talento Humano de la Universidad Técnica de Babahoyo

Abstract

El presente estudio de caso se realizó en el Departamento de Talento Humano de la Universidad Técnica de Babahoyo sobre la gestión secretarial y su influencia en la organización del archivo, debido a que es un tema relevante, en virtud de que la gestión de archivos es una de las funciones principales de secretarios (as), porque ellos (as) tiene que realizar una identificación oportuna de los documentos para uso de la administración o de quien lo requiera. El objetivo del estudio es evaluar la gestión secretarial y su influencia en la organización de archivos del Departamento de Talento Humano. En el trabajo investigativo se empleó los tipos de investigación documental y de campo. Además, se utilizó el método inductivo acompañado de las técnicas de encuesta y entrevista, dirigidas al personal de secretaría y al Director(a) del departamento, mediante los respectivos instrumentos de investigación. Los resultados fueron: los archivos no son identificados de manera rápida, ya que el personal del área se demora minutos en encontrarlos, el personal de secretaría no usa sistemas de archivo específicos para localizar la información de manera eficiente y los inconvenientes en la organización del archivo se deben al limitado espacio, deterioro por plagas o humedad. A manera de conclusión, se manifiesta que los profesionales en secretaría presentan inconvenientes con el espacio físico y no se digitaliza la documentación para una correcta gestión de archivo. El área analizada no impulsa el desarrollo profesional del personal mediante capacitaciones para mejorar sus conocimientos.