Gestión documental de archivos en el vicerrectorado administrativo financiero de la Universidad Técnica de Babahoyo, periodo 2022.

Abstract

El Vicerrectorado Administrativo y Financiero forma parte integral de la estructura de gestión administrativa de la Universidad Técnica de Babahoyo, y tiene bajo su responsabilidad unidades de apoyo como: Dirección de Planificación, Dirección Financiera, Dirección de Talento Humano, Dirección de Construcciones, Dirección Administrativa, Dirección de Tecnología y Sistema de Información. Actualmente se encuentra acertadamente dirigido por el Lcdo. Francisco Galarza Bravo, Msc. El propósito de la investigación es revisar el proceso de gestión documental que el Vicerrectorado Administrativo y Financiero ejecuta. La metodología que se empleó fue de tipo descriptivo con enfoque cualitativo. Para efecto de esto se empleó la línea de investigación: Gestión Financiera Administrativa, tributaria, auditoría y control, así como, su respectiva sublinea de investigación: Empresas e instituciones públicas y privadas, establecidas en el marco de la Carrera de Comercio. Esta dependencia no cuenta con un sistema de gestión documental, por lo que se ha establecido un flujo no oficial de procesos de gestión documental, con el único propósito de garantizar la recepción, organización, archivo y búsqueda de documentos que posibiliten la agilidad de los procesos administrativos y/o académicos. Se destaca que el Vicerrectorado Administrativo Financiero sobre la gestión documental, emplea herramientas tecnológicas como Mails, escaneo y programas utilitarios como Excel, además se emplea documentación electrónica validada mediante firma digital, lo que tiene un gran impacto en el medio ambiente y agilidad en trámites.