Análisis para la Implementación de un Servidor de servicios para la Unidad de Gestión Documental y Archivo de la Universidad Técnica de Babahoyo.

Abstract

Existen muchas organizaciones que aún administran la documentación por medio correo electrónico y de nubes (Clouds) creadas al momento, esto no solo favorece la pérdida de tiempo y productividad, sino que hace que la información se pierda y no sea confiable, debido que no existe un control sobre documentos actualizados y enviados con la proliferación de carpetas en los en los correos y en las nubes. Como lo que sucede en la Facultad de Ciencia e Ingeniería en Alimentos, al igual que en las demás Facultades que forman parte de la Universidad Técnica de Ambato se genera gran cantidad de información, la cual circula entre los diferentes departamentos con los que cuentan, es por esta razón que se realiza de forma física el envío y recepción de los diferentes documentos. Los mismos que tras cumplir varios requerimientos y pasar por varios procesos son aprobados o rechazados, estos procesos en la actualidad se los realizan de forma manual lo que conlleva a diferentes deficiencias al momento de dar continuidad a los procesos, es por esto que se ha visto la necesidad de automatizar los procesos antes mencionados para mejorar significativamente en varios aspectos como por ejemplo: El ahorro del papel, evitar la pérdida de documentos importantes, agilizar los procesos y sobre todo en la ejecución y seguimiento de los mismos. Una de las problemáticas son los volúmenes inmensos de documentos, que con el transcurso de los años estos se vuelven insostenibles económicamente y a la larga estos se deterioran por el cumplimiento de la vida útil del papel del que fue impreso. Una de las problemáticas en su investigación fue que al no existir un manejo adecuado de la información, que no permite tener una estructura organizada, lo cual dificulta el acceso hacia los aspectos particulares con los que está formada la organización tales como: tamaño, tipo de actividad, capital, número de empleados, optimización y automatización de los procesos, comunicaciones, gestión de la información e infraestructura tecnológica; esto igual genera que los presupuestos tanto de creación como de operación sean manejables por las distintas empresas, con la finalidad de planificar y gestionar la información que se genera y circula dentro de las organizaciones. Según el reglamento interno de la gestión documental y Archivo de la Universidad de las Artes, los responsables de la recepción y los gestores documentales son los encargados del proceso de digitalización en cada unidad; este conlleva una serie de pasos conjugados con técnicas archivísticas para la desmaterialización que garantizarán la fidelidad e integralidad de la información que reposa en la institución. Por lo cual en este caso de estudio se va analizará la Implementación de un Servidor de servicios para la Unidad de Gestión Documental y Archivo de la Universidad Técnica de Babahoyo Como solución se espera utilizar un servidor para el óptimo funcionamiento de los sistemas de gestión por cuanto que la información de los departamentos deberá estar a buen resguardo, con esto queremos decir que cada unidad utilizará la información en su período de gestión y una vez que ha cumplido su proceso, será enviada al archivo general donde será digitalizada y subida al servidor de servicios de la Unidad de Gestión Documental y Archivo. Una vez cumplido su tiempo de gestión será enviada a expurgo y toda la información estará disponible en los servidores y será utilizada por la institución.